Henkilötietojen käsittely
Tietosuojalauseke
Päivitetty 26.11.2022
Tämä lauseke koskee niitä OP Koti -verkkosivujen sisältöjä, jotka liittyvät OP Ryhmän (jäljempänä myös OP) tarjoamiin isännöintipalveluihin.
Henkilötietojesi huolellinen ja varovainen käsittely on meille OP Ryhmässä ensisijaisen tärkeää. Käsittelemme henkilötietojasi noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa ja varmistamme että yksityisyytesi ei vaarannu.
Henkilötietojesi käsittely auttaa meitä palvelemaan sinua ja asiakastaloyhtiöitämme paremmin. Keräämme ja käytämme henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden tuottamiseen sekä aivan uudenlaisten palveluiden kehittämiseen ja tarjoamiseen. Näin pystymme vastaamaan paremmin sinun ja taloyhtiösi tarpeisiin.
Huomaathan, että verkkosivustomme voivat sisältää linkkejä muiden yhtiöiden (esimerkiksi isännöintipalveluiden tuottamisessa käyttämiemme järjestelmätoimittajien) sivuille tai palveluihin, joilla on OP:sta erilliset, omat tietosuojakäytäntönsä. Tällaisissa tilanteissa suosittelemme tutustumaan kyseessä olevien kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin.
Tarjoamme lisätietoja tietosuojasta useimpien yksittäisten palveluiden, tuotteiden, sivustojen ja sovellusten yhteydessä. Näissä tapauksissa annetut lisätiedot ovat ensisijaisia suhteessa tähän tekstiin.
Tietosuojakäytäntömme voivat hieman muuttua kehittäessämme palveluja tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasaiset tiedot käytännöistämme löydät tältä sivustolta ja OP ryhmän tietosuojaportaalista www.op.fi/tietosuoja
Mihin tarkoituksiin ja miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi?
OP ryhmän isännöintipalveluja tuottavat yhtiöt myyvät isännöintipalveluja niiden asiakkaina oleville taloyhtiöille ja muille yhteisöille ”OP Koti”, ”OP-Isännöinti” tai ”OP-Filia” -toiminimeä tai aputoiminimeä käyttäen. Tässä dokumentissa viitataan edellä tarkoitettuihin, OP Ryhmään kuuluvaan, isännöintipalveluja tuottavaan yhtiöön nimellä OP Koti Isännöinti.
Tuottamiensa isännöintipalveluiden osalta OP Koti Isännöinti toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjänä toimii näissä tilanteissa OP Koti Isännöinnin asiakkaana oleva taloyhtiö tai muu yhteisö, jonka kanssa OP Koti Isännöinti on kirjallisesti sopinut isännöintipalvelutoimeksiannosta.
OP Koti Isännöinti toimii itsenäisenä rekisterinpitäjä oman asiakasrekisterinsä osalta. OP Koti Isännöinnin omassa asiakasrekisterissä käsitellään asiakkaana olevien taloyhtiöiden tai muiden asiakasyhteisöjen osakkaiden ja asiakkaiden tietoja.
Siltä osin kuin OP Koti Isännöinti käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä, käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme tarjota laadukkaita ja yksilöityjä isännöintipalveluja sekä parempaa asiakaspalvelua. Haluamme myös jatkuvasti parantaa ja kehittää isännöintipalvelujemme laatua ja toiminnallisuuksia.
Henkilötietojasi voidaan käyttää:
tuotteidemme, palvelujemme, asiakaspalvelumme sekä myynnin ja markkinointimme kehittämiseen.
tekemiesi ilmoitusten ja tiedustelujen vastaanottamiseen ja käsittelyyn.
tilausten vastaanottamiseen ja käsittelyyn, sopimusten täytäntöönpanoon, asiakastaloyhtiön asukassivun kautta tapahtuvaan yhteydenpitoon sekä muuhun yhteydenpitoon
vastike- ja vuokravalvonnassa, perinnässä sekä asiakasyhteisölle hankittujen palvelujen järjestämisessä (esimerkiksi huoltoyhtiöpalvelut).
Henkilötietojasi käytetään myös lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiin sekä ohjeisiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseen, isännöintipalveluiden käyttäjien todentamiseen ja tunnistamiseen, tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.
Käytämme henkilötietojasi myös asiakasviestintään sekä yleensä osakas- tai asukastiedottamiseen. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle tiedotteita sekä muutosilmoituksia koskien tuotteitamme ja palveluitamme.
Voimme käyttää henkilötietojasi tuotteidemme ja palveluidemme markkinointiin ja markkinatutkimuksiin suostumukseesi perustuen, tai kun se on muuten sallittua. Lisäksi voimme käyttää henkilötietojasi myös kohdentaaksemme tuotteitamme ja palvelujamme sinulle esimerkiksi suosittelemalla tai näyttämällä kohdennettua sisältöä palvelussamme. Tämä voi sisältää OP:n ja kolmansien osapuolten sisällön näyttämistä.
Mistä saamme henkilötietojasi?
Saamme tietojasi suoraan sinulta. Pääsääntöisesti saamme tietojasi muuttaessasi asiakkaanamme olevaan taloyhtiöön tai muuhun yhteisöön asukkaaksi, tai tullessasi tämän osakkaaksi, ja kun teet tästä ilmoituksen sekä taloyhtiölle että isännöitsijälle. Saamme tietojasi myös lähettämiesi yhteydenottojen ja viestien perusteella. Tietosi voivat olla peräisin myös palvelujemme käytön yhteydessä antamistasi tiedoista. Saamme tietojasi myös havainnoimalla ja johtamalla siitä, miten käytät palveluitamme.
Ketkä käsittelevät henkilötietojasi?
Tietojasi käsittelevät vain ne OP Ryhmään kuuluvat isännöintipalveluja tarjoavat yhteisöt, ja niiden työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.
Tietojasi käsitellään aina huolellisesti ja noudattaen hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Millaisia henkilötietoja sinusta keräämme?
Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa:
Perustiedot asiakasyhteisön osakkaista ja asukkaista (etu- ja sukunimet, syntymäaika ja yksilöintitarpeen niin vaatiessa myös henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
Huoneiston perustiedot
Asukkaan sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
Yhteydenpito eri yhteydenpitokanavissa, mukaan lukien asukassivut
Lainsäädäntövelvoitteiden ja viranomaisohjeistuksen täyttämisen edellyttämät tiedot
Tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot ja niitä koskevien sopimusten tiedot
käyttö- ja selaustietoja verkkosivuillamme OP-koti/isännöinti. Kerättävät henkilötiedot määräytyvät kysymyksessä olevan tuotteen ja palvelun mukaisesti huomioiden myös käyttäjän valitsemat evästeasetukset.
Analytiikan ja evästeiden käyttö
Käytämme OP Ryhmään kuuluvassa OP-Koti/isännöinti sivustolla erilaisia evästeitä, yksilöiviä tunnisteita ja analytiikkaratkaisuja. Voit vaikuttaa omilla evästeasetuksillasi, mihin käyttötarkoituksiin voimme hyödyntää keräämiämme tietoja. Kerromme tällä sivulla myös miten evästeet toimivat, mitä työkaluja käytämme ja miten yksityisyytesi on suojattu.
Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Luovutamme tietojasi lain sallimissa tilanteissa tai antamaasi suostumukseen perustuen. Lisäksi luovutamme tietoja OP Ryhmän sisällä riskienhallintaa varten.
OP Ryhmä käyttää alihankkijoita palvelujen tuottamisessa ja luovuttaa henkilötietoja mm. viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot
Käytämme alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.
Osa käytetyistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.
Sinun oikeutesi asiakkaanamme
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa.
Sinulla on oikeus myös kieltää tietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin sekä markkinatutkimuksiin ja mielipidekyselyihin ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Asiakkaanamme olevan taloyhtiön omaan henkilörekisterinpitoon (OP Koti Isännöinnin toimiessa rekisterinpitäjänä taloyhtiön puolesta ja lukuun) liittyvät tiedustelut ja tarkastuspyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjänä olevalle taloyhtiölle itselleen.
Miten henkilötietojasi suojataan?
Suojaamme henkilötietosi erittäin huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa ennakoiva ja reaktiivinen riskienhallinta, palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen sekä kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien käyttö, turvallisuussuunnittelu, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen varmistaminen koulutuksilla ja arvioinneilla sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme asianmukaisesti.
Miten huolehdimme lasten yksityisyyden suojasta?
Keräämme ja käsittelemme tietoa alle 15-vuotiaista lapsista pääsääntöisesti heidän vanhempiensa tai huoltajiensa suostumuksella.
Miten säilytämme tietojasi ja pidämme ne ajan tasalla?
Säilytämme tietojasi pääsääntöisesti OP Koti Isännöinnin ja taloyhtiön tai muun yhteisön välisen, isännöintipalveluja koskevan toimeksiantosopimuksen keston ajan.
Isännöintipalvelujen tarjoamista koskevan sopimuksen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään pääasiallisesti enintään 6 kuukautta, ellei lainsäädännöstä aiheudu pidempää säilytysaikavelvollisuutta.
Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden.
Mihin voit ottaa yhteyttä?
Esitäthän henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt ensisijaisesti rekisterinpitäjälle.
Tuottamiensa isännöintipalveluiden osalta OP Koti Isännöinti toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä – ei rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjänä toimii tällöin se asiakasyrityksenä oleva taloyhtiö, tai muu yhteisö, jonka kanssa OP Koti Isännöinti on kirjallisesti sopinut isännöintipalvelutoimeksiannosta.
OP Koti Isännöinti toimii taas itsenäisenä rekisterinpitäjä oman asiakasrekisterinsä osalta, johon kuuluvat asiakasyrityksinä olevien talonyhtiöiden tai muiden asiakasyhteisöjen osakkaat ja asukkaat.
Vastaamme henkilötietojenkäsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin myös osoitteessa: tietosuoja(a)op.fi